Veelgestelde vragen door partners

Starten met UiTPAS

Wat is UiTPAS?

UiTPAS is een spaar- en voordeelkaart voor vrijetijdsactiviteiten. Met de UiTPAS kunnen er punten verzameld worden bij deelname aan cultuur-, sport- of jeugdactiviteiten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het bezoeken van musea, deelnemen aan een sport of een toneelvoorstelling bezichtigen. Mensen met een UiTPAS kunnen de geruilde punten inwisselen voor beloningen en kortingen. Dit kan binnen de regio van UiTPAS Kempen maar ook in andere regio’s.

Voor mensen die het financieel moeilijk hebben is de UiTPAS, naast een spaarkaart, ook een kortingskaart. Daarmee krijgen zij automatisch 80% korting als er wordt deelgenomen aan activiteiten bij onze partners in de regio UiTPAS Kempen.

Wat is de solidaire kostendeling?

Een belangrijk uitgangspunt van UiTPAS is het kansentarief voor mensen in armoede. We kunnen activiteiten aan een voordelig tarief aanbieden aan deze doelgroep. Dat is mogelijk dankzij verdeling van de kosten. Op die manier wordt het zowel voor de deelnemer, de organisator als de lokale overheid haalbaar om financiële drempels weg te werken. UiTPAS Kempen werkt daarom met een solidaire kostenverdeling van 20-40-40. Mensen in armoede betalen 20% voor een ticket door hun UiTPAS te gebruiken. 40% van de kost wordt gedragen door de organisator en 40% door het gemeentebestuur (van de gemeente waar de deelnemer gedomicilieerd is).

Hoe kan ik starten met UiTPAS aan te bieden?

Starten met UiTPAS kan altijd. Je neemt hiervoor contact op met jouw contactpersoon bij de gemeente of via info@uitpaskempen.be. We helpen je daarna graag verder voor de aansluiting. De aansluiting gebeurt altijd via de gemeente. Je zal eerst enkele documenten in orde moeten maken, daarna zal de UiTPAS-omgeving voor je klaargemaakt worden en nadien kan je starten. Lees er alvast meer over op de pagina start to UiTPAS.

Hoe maak ik een UiTID aan?

Je hebt een UiTID nodig om te kunnen werken met UiTPAS. Aanmelden in de UiTPAS-software doe je met jouw UiTID. Een UiTID kan je aanmaken via https://profile.uitid.be/nl.

Kan UiTPAS ook als identificator gebruikt worden?

Het is mogelijk dat mensen in armoede zich bekendmaken (identificator) met hun UiTPAS met kansenstatuut bij andere instanties dan onze UiTPAS-aanbieders. Op die manier kunnen de personen korting verkrijgen bij deze instanties zoals bv. het sociale restaurant of bij lokale handelaars. Punten toekennen en data verzamelen is in dit geval echter niet mogelijk, dit gebeurt alleen bij deelname aan vrijetijdsactiviteiten. De gemeenten en steden van UiTPAS Kempen dragen in dit geval ook niet bij in de kostenverdeling van de korting. De korting wordt op eigen initiatief gegeven, deze mag ook zelf bepaald worden en de kost wordt dus zelf gedragen. Indien je interesse hebt om op te starten met UiTPAS Kempen als identificatietool mag je contact opnemen met info@uitpaskempen.be

Werken met UiTPAS: punten sparen

Hoe verzamelt een deelnemer punten?

Het basisprincipe is dat een deelnemer één UiTPAS-punt per vrijetijdsparticipatie krijgt. Deze punten kunnen ze sparen bij deelname vanaf 1 uur voor de activiteit tot aan het einduur.

Wanneer iemand deelneemt aan een activiteit, scant hij zijn UiTPAS aan een zuil, via een UiTPAS QR code of aan de (mobiele) balie van een organisator die UiTPAS aanvaardt. Elke vrijetijdsdeelname is goed voor 1 punt.

Hoeveel punten kunnen er gespaard worden bij een activiteit/lidgeld?

Standaard sparen deelnemers 1 punt per dag per activiteit. Dit kan aangepast worden voor specifieke activiteiten naar bijvoorbeeld 1 punt per week bij een vrije toegang (voorbeeld: tentoonstelling) of een hoger aantal punten voor een volledige lessenreeks. Wil je graag het aantal punten voor een activiteit aanpassen, dan neem je contact op met jouw contactpersoon bij de gemeente of info@uitpaskempen.be.

Voor lidgelden van een jaar bij een vereniging geven we 25 punten zodat de verenigingen niet bij elk contactmoment een spaarmogelijkheid moeten voorzien. Voor kortere lidgelden zijn er aangepaste punten. Wanneer je het lidgeld ingeeft neem je contact op met de contactpersoon van jouw gemeente, zij passen het aantal punten aan voor jouw lidgeld.

Hoe maak ik een QR-code aan voor het sparen van punten?

Meld je aan in jouw balie-applicatie. Selecteer de balie die je nodig hebt om het punt toe te kennen.

Klik vervolgens linksboven op de naam van je balie, gevolgd door te klikken op “activiteiten”. Zoek de juiste activiteit en klik rechts op de knop “download de QR-spaarcode”. De QR-code staat nu op je computer, print deze uit en hang deze op tijdens de activiteit. Pashouders kunnen met de UiTPAS-applicatie deze QR-code scannen en zo punten sparen.

Afbeelding met tekst

Automatisch gegenereerde beschrijving

Hoe registreer ik een punt in mijn balie – computer/laptop?

Meld je aan in jouw balie-applicatie. Selecteer de balie die je nodig hebt om het punt toe te kennen.

Voer het UiTPAS-nummer in of het rijksregisternummer van de persoon waaraan je punten wilt toekennen.

Het profiel van de pashouder verschijnt. In de linker kolom vind je alle persoonsgegevens, rechts zie je alle UiTPAS-activiteiten.

Neem de juiste activiteit en klik op ‘punt sparen’Hou er rekening mee als je de kaart wilt scannen i.p.v. manueel het nummer in te geven, dat NFC-lezers niet werken via de online versie (in je internet-browser) en het dus is aangeraden om met de geïnstalleerde versie te werken. Je kan deze downloaden via files.uitpas.be.

Hoe registreer ik een punt in mijn balie – smartphone/tablet?

Open de app UiTPAS-balie op de smartphone en meld je aan. Selecteer jouw balie en vervolgens de activiteit. Geef nu de UiTPAS-nummer in of scan de barcode, de pashouder spaart automatisch een punt.

Heb je de app niet? Surf dan naar balie.uitpas.be in de internetbrowser. Meld je aan en selecteer de juiste balie. Geef de UiTPAS-nummer in van de pashouder en zoek de juiste activiteit. Klik nu op “punt sparen”.

Hoe kan ik in bulk punten toekennen?

Je kan in bulk punten toekennen aan al jouw deelnemers tot 240 deelnemers tegelijk. Dit kan via de balie-applicatie op de laptop of computer. Open jouw balie, klik op “zoek een pashouder” en vervolgens op “via kaartnummer”. Geef nu alle UiTPAS-nummers in en klik op doorgaan.

Vervolgens zie je een lijst van alle pashouders die je hebt ingegeven. Selecteer nu alle resultaten en klik rechts in het uitklapmenu op “punt sparen of tarief registreren”. Daarna klik je op doorgaan.

Nu krijg je een scherm zoals je standaard krijgt bij het punten sparen en kansentarief toekennen. Klik nu op punt sparen als je in één keer iedereen een punt wil toekennen.

Werken met UiTPAS: punten ruilen

Wat is een omruilvoordeel?

Omruilvoordelen zijn voordelen die deelnemers kunnen ruilen met hun gespaarde UiTPAS-punten. Het is een beloning voor hun trouwe deelname aan vrije tijd. Omruilvoordelen kunnen voorkomen in verschillende vormen: eten en drinken, belevingen of gadgets. Enkele voorbeelden zijn: een zonnebril, een cinematicket, drankbonnen, …

Wat kan een deelnemer met punten doen?

De verzamelde punten kan de deelnemer omruilen voor kortingen, gratis tickets of cadeaus bij eender welke vrijetijdsaanbieder die met UiTPAS werkt in eender welke UiTPAS-regio.

Kan ik een omruilvoordeel aanbieden?

Elke UiTPAS-aanbieder kan een omruilvoordeel aanbieden. Dat is niet verplicht maar wel aangeraden. Zo beloon je jouw trouwe deelnemers.

Hoe maak je omruilvoordelen aan?

Je kan een omruilvoordeel aanvragen via dit formulier, de regiocoördinatoren van UiTPAS Kempen geven dit voor je in en brengen je op de hoogte zodra het online staat.

Hoeveel UiTPAS-punten vragen we voor een omruilvoordeel?

Publiq heeft enkele richtlijnen voor het aanbieden van omruilvoordelen. Deze vind je in deze toolkit. Kort samengevat kun je volgens de richtlijnen de volgende aantallen vragen:

Korting op tickets of gratis tickets: 10-15 punten
Eten en drinken: <10 punten
Gadgets: <10 punten
Stuntvoordelen of exclusieve voordelen: >15 punten

De gemeente en UiTPAS Kempen voorzien geen vergoeding voor omruilvoordelen.

Kan een pashouder online een voordeel omruilen?

Ja, het is mogelijk dat pashouders online hun voordeel omruilen. Ze krijgen dan via mail een kortingsbon of de instructies voor het verkrijgen van het voordeel. Dit kan nuttig zijn bij tickets, kortingen, etc. Indien je graag een online omruilvoordeel wilt aanbieden neem je contact op met info@uitpaskempen.be.

Hoe vaak kan een omruilvoordeel omgeruild worden?

Je bepaalt als UiTPAS-aanbieder zelf hoe vaak het omruilvoordeel omgeruild kan worden. Dit kan gaan van 1 keer per dag per pashouder tot 5 keer per jaar of 1 keer in totaal. Je kan dit doorgeven bij het aanvragen van je omruilvoordeel. Heb je hier advies voor nodig? Neem contact op met info@uitpaskempen.be

Kan ik zien hoeveel keer mijn voordeel is omgeruild?

Ja, meld je aan in jouw balie en selecteer de juiste balie. Klik vervolgens linksboven op de balie naam en klik op “statistieken & inzichten”. Daarna klik je links op “voordelen omruilen”. Hier zie je nu welke pashouders de voordelen omruilen. Daarnaast zie je ook hoe vaak een omruilvoordeel is omgeruild in een bepaalde periode. De periode kan je rechtsboven aanpassen.

Werken met UiTPAS: korting registreren

Hoe moet ik het kansentarief registreren?

Het kansentarief toekennen gebeurt via de balieapplicatie

Open de balieapplicatie en meld je aan, selecteer vervolgens de juist balie indien nodig.

Geef het UiTPAS-nummer of het rijksregisternummer in. Het profiel van de pashouder verschijnt. In de linkerkolom vind je alle persoonsgegevens, rechts zie je alle UiTPAS-activiteiten.

Kies de juiste activiteit en klik op ‘tarief toekennen’

Ken het tarief toe of in geval van meerdere tarieven, kies het juiste, daarna klik je op “tarief toekennen”. Je kan enkel tarief toekennen bij personen die effectief recht hebben op het kansentarief, je kan hier dus geen fouten tegen maken. Deze korting kan ook maar 1x per pashouder geregistreerd en toegekend worden.

Het verschil tussen het normaal tarief en het kansentarief is hier te zien:

De punten die zij verdienen worden automatisch toegekend bij het toekennen van het tarief.

Hoe kan ik in bulk korting toekennen?

Je kan in bulk korting toekennen aan al jouw deelnemers tot 240 deelnemers tegelijk. Dit kan via de balie-applicatie op de laptop of computer. Open jouw balie, klik op “zoek een pashouder” en vervolgens op “via kaartnummer”. Geef nu alle UiTPAS-nummers in en klik op doorgaan.

Nu krijg je een scherm zoals je standaard krijgt bij het punten sparen en kansentarief toekennen. Klik nu op tarief registreren als je in één keer alle kortingen wilt registreren.

Let op: dit werkt enkel bij toekennen van dezelfde korting aan alle deelnemers, indien je verschillende tarieven wil toekennen moet je een bulkactie doen per tarief.

Hoe zie ik in de UiTPAS-balie welke tarieven van toepassing zijn op mijn activiteit?

Wanneer je een het UiTPAS-nummer van een UiTPAS-kaart met kansentarief ingeeft kan je per activiteit de tarieven zien. Indien je maar één tarief hebt ingegeven, is dit tarief direct zichtbaar rechts van de activiteit. Indien je meerdere tarieven hebt ingegeven zie je rechts het basistarief staan, je klikt nu op “tarief kiezen” om de andere tarieven te raadplegen.

Wanneer je een UiTPAS zonder het kansentarief ingeeft in jouw balie zal je enkel het basistarief kunnen raadplegen. Voor deze mensen kan je de kortingen niet registreren en dus ook niet raadplegen om verwarring te voorkomen.

Bestaat er een ticketintegratie met UiTPAS?

Ja, verschillende ticketingsystemen hebben al een koppeling met UiTPAS. Hiervoor neem je best contact op met jouw systeem om te kijken of dit bestaat. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om zelf een API-koppeling te maken. Hiervoor heb je wel programmeerkennis nodig. Meer informatie hierover vind je op onze pagina software & hardware.

Werken met UiTPAS: UiTdatabank, balie software & app

Hoe moet ik een activiteit ingeven in de UiTdatabank?

Activiteiten geef je in bij de UiTdatabank. Je meldt aan met je UiTID en klikt vervolgens op evenement toevoegen. Je volgt nu alle stappen. Het is belangrijk dat je altijd een prijs en organisator met UiTPAS-logo toevoegt. De volledige uitleg van de te doorlopen stappen vind je in onze handleiding voor partners of via deze tutorial.

Opgelet: ben je een UiTPAS-aanbieder van gemeente Balen of Mol dan moet je jouw activiteit niet ingeven in de UiTdatabank maar via het systeem van jouw gemeente. Neem contact op met je contactpersoon bij de gemeente om hier meer informatie over te krijgen.

Waarom moeten alle activiteiten in de UiTdatabank staan?

De UiTdatabank is de achterliggende databank van alle activiteiten. Dit zorgt ervoor dat je activiteit kan doorstromen naar jouw UiTPAS-balie, de website UiT in Vlaanderen, de website van UiT in de gemeente en de website UiTPAS Kempen. Zo hoef je slechts eenmaal je activiteit in te voeren om op de verschillende platformen te verschijnen. Enkel activiteiten die hier ingegeven zijn kunnen in aanmerking komen voor het registreren van kortingen of het verkrijgen van punten. Daarnaast kun je door het correct ingeven van de activiteiten achteraf ook correcte statistieken zien en daarop je communicatie aanpassen.

Let op: enkele gemeenten werken met een platform dat gekoppeld is met de UiTdatabank. Ligt jouw organisatie in gemeenten Balen of Mol, dan is het niet nodig om met de UiTdatabank te werken. Het platform van jouw gemeente koppelt dit voor jou met deze databank.

Hoe installeer ik de balie-applicatie op mijn computer/laptop?

Je kan de balie-applicatie installeren via deze link: https://files.uitpas.be/uitpas_browser.html

Hoe installeer ik de balie-applicatie op mijn smartphone/tablet?

Apple: https://apps.apple.com/be/app/uitpas-balie/id1117438672?l=nl

Let op: met de nieuwe iOS update lukt niet meer om aan te melden in de app. Er wordt gewerkt aan een nieuwe app.

Android:

Het is helaas niet meer mogelijk om de app te downloaden via de Google Playstore. Er wordt gewerkt aan een nieuwe app waarmee dit wel terug mogelijk is. Je kan de app nog steeds downloaden via onderstaande stappen.

Stap 1: Vanop je smartphone, klik op deze link.
Stap 2: Kies “Downloaden”
Stap 3: Open daarna het gedownloade bestand en volg de stappen om de app te installeren.

Financiële werking UiTPAS

Kost het geld om UiTPAS-aanbieder te worden?

Het kost geen geld om op te starten als UiTPAS-aanbieder. Je zal als organisator wel zelf een deel van de solidaire kostendeling dragen, dat is jouw financiële aandeel in de werking van UiTPAS.

Hoe werken de terugbetalingen van UiTPAS met de solidaire kostendeling?

Na elk kwartaal wordt een afrekening gemaakt, je ontvangt een lijst met de geregistreerde kortingen voor jouw organisatie. Deze kan je gedurende 10 dagen controleren. Na 10 dagen worden er betaalverzoeken gestuurd aan de betrokken gemeenten. Zij betalen vervolgens volgens hun eigen betalingstermijn.

Wat is de 5%-regel?

Om te voorkomen dat dit UiTPAS toepassen op lidgelden financieel te zwaar wordt voor erkende verenigingen, voeren verschillende gemeenten de 5%-regel in. Van zodra het aantal leden aan kansentarief de 5% van het totaal aantal leden overschrijdt, betaald de stad/gemeente 80% terug voor elk extra lid aan kansentarief boven de 5%. Dit geldt enkel voor de lidgelden.

De vereniging dient zelf de 5%-regel aan te vragen in de voorziene periode via een Google Form. Je biedt hierbij een volledige ledenlijst aan en een lijst van het aantal geregistreerde tarieven. Vervolgens berekenen we hoeveel je als vereniging terug zal krijgen.

Gemeenten die werken met de 5%-regel: Herenthout, Vorselaar, Turnhout

Wanneer ontvangen we een terugbetaling van de 5%-regel?

Je kan als erkende vereniging eenmaal per jaar een tussenkomst voor de 5%-regel aanvragen. Dit kan in één van de twee aanvraagperiodes:

Januari-Maart
September-November

Na afloop van deze periode zal je op de hoogte gebracht worden van het bedrag dat je zal ontvangen. Dit kan je gedurende 10 dagen controleren. Na 10 dagen worden er betaalverzoeken gestuurd aan de betrokken gemeenten. Zij betalen vervolgens volgens hun eigen betalingstermijn.

UiTPAS-privacy en voorwaarden

Hoe zit het met UiTPAS en privacy/GDPR?

Iedereen die met UiTPAS werkt, ondertekent een verklaring op eer, daarmee geven ze aan dat ze discreet omgaan met de informatie die ze zien. Daarnaast is de data die je bij statistieken te zien krijgt altijd geanonimiseerd. Enkel in het geval van fraude is het mogelijk dat er niet-geanonimiseerde data gedeeld wordt met verenigingen. Dit wordt enkel gedaan met personen die een verklaring op eer hebben.

Inzicht in participatiegedrag

Een UiTPAS is strikt persoonlijk. Daarom zijn er persoonsgegevens van de pashouder verbonden aan de UiTPAS.

Bij de aankoop van een UiTPAS registreert de kaarthouder zich met de UiTID in de UiTdatabank. De UiTPAS-gebruiker blijft regisseur en eigenaar van de persoonsgegevens, maar geeft UiTPAS toestemming om de vrijetijdsbeleving te optimaliseren. Door de koppeling van de persoonsgegevens aan de UiTdatabank -waarin de events gedetailleerd ingevoerd werden- kan je zien wat voor kaarthouders welk type activiteit bezoekt en dus je communicatie-acties daarop afstemmen. Pashouders kunnen op www.UiTPAS.be steeds hun communicatievoorkeuren aanpassen.

Het belang van privacy

Het UiTPAS-programma hecht veel belang aan privacy. We kunnen geen data-gerelateerde uitspraken doen tot op persoonsniveau. De geanonimiseerde data vormen wel de basis van de segmentatietool om pashouders te mailen over voordelen op maat. Deze mailings kan je hier aanvragen bij UiTPAS Kempen, in geen geval worden er persoonsgegevens gedeeld voor het sturen van mailings.

Aan welke voorwaarden moet ik voldoen om UiTPAS te kunnen aanbieden?

Je bent een vrijetijdsaanbieder
Je voert elke activiteit en lidgeld in via de UiTdatabank (of het platform dat het lokaal bestuur aanbiedt)
UiTPAS-pashouders kunnen punten sparen op elke activiteit
UiTPAS-pashouders sparen punten bij het lid worden bij jouw organisatie (indien van toepassing)
Bij elke activiteit of lidgeld moeten mensen kunnen deelnemen met het UiTPAS-kansentarief, daardoor krijgen ze een korting van 80%. Hiervan krijg je nog 40% terugbetaald door het lokaal bestuur van de UiTPAS-pashouder, de andere 40% derf je zelf want dit is jouw financieel engagement bij UiTPAS.

Daarnaast zou het ook leuk zijn als je het volgende zou doen:

Actief UiTPAS Kempen promoten door middel van onze communicatiematerialen
Omruilvoordelen aanbieden aan jouw deelnemers

Kan ik stoppen met UiTPAS aan te bieden?

Wanneer je met UiTPAS start, onderteken je een samenwerkingsovereenkomst, deze is van bij de start één jaar geldig. De overeenkomst wordt vervolgens telkens stilzwijgend verlengd met een periode van één jaar, tenzij één van de partijen een einde wenst te maken aan de overeenkomst mits naleving van de voorwaarden zoals hieronder bepaald:

Na beëindiging van de overeenkomst mag de evenementenorganisator niet langer gebruik maken van het UiTPAS-programma en de hieraan verbonden elektronische toepassingen en marketinginstrumenten.
Met het oog op het verzekeren van continuïteit in de dienstverlening naar het publiek, geldt een vooropzeg van minstens twee maanden. De opzegging van de samenwerking gebeurt via aangetekend schrijven aan de kaartsysteembeheerder. De opzegperiode van twee maanden vangt aan op de eerste dag van de maand volgend op het aangetekend schrijven.